Sistemas de Información

Concepto.

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

• Personas
• Datos
• Actividades o técnicas de trabajo
• Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.

Actividades Básicas de un Sistema de Información

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

Pautas básicas para el desarrollo de un SI.

• Conocimiento de la Organización: analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del SI. En las empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dará soporte el SI.

• Identificación de problemas y oportunidades: el segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva(Por ejemplo: una empresa con un personal capacitado en manejo informático reduce el costo de capacitación de los usuarios), así como las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que sortear o que tomar en cuenta(Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadoras).

• Determinar las necesidades: este proceso también se denomina elicitación de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de algún método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante para el SI que se propondrá.

• Diagnóstico: En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte de la propuesta del SI y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.

• Propuesta: contando ya con toda la información necesaria acerca de la organización es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la organización donde se detalle el presupuesto, relación costo-beneficio, presentación del proyecto de desarrollo del SI.

• Diseño del sistema: Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico del SI; la misma incluye el diseño del flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se realizarán dentro del sistema, etc. En este paso es importante seleccionar la plataforma donde se apoyará el SI y el lenguaje de programación a utilizar.

• Codificación: con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación establecido (programación), es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.

• Implementación: Este paso consta de todas las actividades requeridas para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación del programa generado en el paso anterior.

• Mantenimiento: proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI ya creado a otro entorno. Este paso incluye el soporte técnico acordado anteriormente.

Aspecto en General

Es mejor considerar a la información como un recurso de la organización más que como un subproducto derivado de los negocios, porque la información se encuentra en disponibilidad de la sociedad en general y/o negocios en particular gracias a las computadoras junto con el acceso a Internet.

Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS), son sistemas de información computarizada creados para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nóminas y los inventarios.

La diferencia entre los sistemas de automatización de la oficina (OAS) y los sistemas de trabajo del conocimiento (KWS) es que los Sistemas de Automatización de la oficina apoyan a los trabajadores de datos quienes por lo general no generan conocimientos nuevos, sino más bien analizan la información con el propósito de transformar los datos o manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o distribuirlos, y los Sistemas de Trabajo del Conocimiento sirven de apoyo a los trabajadores profesionales, como los científicos, ingenieros y médicos, en sus esfuerzos de creación de nuevo conocimiento.

Los Sistemas de Información Gerencial (MIS) son sistemas de información computarizados cuyo propósito es contribuir a la correcta interacción entre los usuarios y las computadoras, y los Sistemas de Apoyo a la toma de decisiones (DSS) también constituyen una clase de alto nivel de sistemas de información computarizada. Así que ambos dependen de una base de datos para abastecerse de datos.

Los Sistemas Expertos utilizan las técnicas de razonamiento de la inteligencia artificial para solucionar los problemas que les plantean los usuarios de negocios (y de otras áreas). Conforman una clase muy especial de sistema de información que se ha puesto a disposición de usuarios y captura y utiliza el conocimiento de un experto para solucionar el problema específico en una organización. Y a diferencia de un DSS que cede al responsable la toma de decisión definitiva, un sistema experto selecciona la mejor solución para un problema o una clase especifica de problemas.

Los problemas de interacción grupal que están destinados a resolver los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo (GDSS) y los sistemas de trabajo colaborativo apoyados por computadora (CSCWS) son:

- Interactuar con apoyo electrónico y la asistencia de ñun facilitador    especial.

- Los sondeos

- Los cuestionarios

- La lluvia de ideas

- La creación de escenarios

El término CSCWS es más común que el término GDSS, ya que hoy en día cualquier problema que se presenta es primordial reunirse con algún tipo o grupo de personas donde la finalidad es resolver el problema presente ayudados por computadora y por el apoyo de las formas de pensar de los demás integrantes, y así de esta manera se facilita y agiliza el resolver el problema.

Comercio Móvil. Es la capacidad de realizar transacciones comerciales ejecutadas desde un celular o algún otro tipo de dispositivo inalámbrico móvil.

Algunas de las ventajas de implementar aplicaciones en la Web son:

Una creciente difusión de la disponibilidad de un servicio, producto, industria, persona o grupo.

La posibilidad de que los usuarios accedan las 24 horas.

La estandarización del diseño de la interfaz.

La creación de un sistema que se puede extender a nivel mundial y llegar a gente en lugares remotos sin preocuparse por la zona horaria en la que se encuentren.

La razón preponderante para diseñar sistemas ERP es que el establecimiento de los sistemas ERP implica un enorme compromiso y cambio por parte de la organización. Es común que los analistas de sistemas desempeñen el papel de asesores en los proyectos ERP que utilizan software patentado.

Porque entre el software más conocido de ERP se encuentran SAP, PeopleSoft y paquetes de Oracle y J.D. Edwards. Y algunos de estos paquetes están diseñados para migrar a las empresas a la Web.

Software de Código Abierto. Es una alternativa al desarrollo de software tradicional cuyo código patentado se oculta a los usuarios. Representa un modelo de desarrollo y filosofía de distribución de software gratuito y publicación de su código fuente. El código se puede estudiar y compartir, y muchos usuarios y programadores tienen la posibilidad de modificarlo.